Quick Response

respon cepat ukmsuksescomUKMSukses.com – Sebagai pelanggan, seringkali kita menuntut segalanya serba cepat. Kita akan teramat kesal ketika antri di teller panjang, atau kereta api mengalami keterlambatan atau yang paling sering komplain di respon dengan sangat lama atau bahkan tidak di respon sama sekali.

Berangkat dari situasi yang sering dialami sendiri tersebut, saya berusaha memberikan respon yang cepat kepada para pelanggan dari usaha yang dimiliki. Sebenarnya respon cepat terhadap apapun. Hitung-hitung sebagai latihan agar menjadi kebiasaan walau kadang ada miss dan lose nya karena faktor error di sms, emailnya tenggelam diantara ribuan posting dan sebagainya.

Pernah dimintai tolong untuk mencarikan sesuatu oleh seorang teman. Setelah coba tanya sana-sini dalam waktu tidak sampai 2 jam saya kabari bahwa baru menemukan satu sumber. Bahkan jika tidak menemukan apapun akan dikabari.  Ia menanggapinya dengan baik, ada satu yang berkesan yaitu ketika dapat sms ketika saya bilang tidak menemukan yang dicari : “tidak apa-apa mas, ditanggapi dengan cepat dan tulus saja sudah menjadi suatu penghargaan buat saya”.

Begitupun terhadap komplain, jangan karena kita enggan melayani komplain atau karena si pelanggan ini sering menanyakan terus-menerus. lantas kita berlambat ria dalam memberikan respond. Kadang walaupun jawabannya tidak memuaskan namun waktu meresponnya baik tensi komplain tersebut akan berkurang atau malah bisa berbalik menjadi benefit.

Apapun infonya, bagaimanapun hasilnya, yang penting ada respon. Dalam dunia online bahkan respon terhadap pelanggan diharapkan kurang dari 1/2 jam, itulah sebabnya kenapa yang punya toko online hidupnya harus mengikuti juga, yaitu 24 jam melayani. Namun demikian bukan berarti tidak ada waktu untuk istirahat namun ada strategi bagaimana menangani atau merespon hal tersebut. Bisa dengan automatic response sementara atau diinfokan diawal seperti ‘jika pertanyaan masuk setelah jam 5 maka jawaban akan kami berikan keesokan hari mulai jam 7′ atau ‘informasi akan segera kami berikan maksimal dalam 1×24 jam’ sehingga pelanggan mengerti.

Saya pernah mengalami suatu kejadian ketika terlambat dalam respon, karena kesalahan tidak melakukan konfirmasi ketika mengirim jawaban via email yang ternyata mengalami error. Ketika saya follow up mengenai minat sang prospek tersebut terhadap kemitraan usaha saya beberapa hari kemudian, mendapat jawaban : “wah maaf, saya sudah lama menunggu proposal dari anda dan karena sudah ada beberapa yang masuk dari usaha sejenis yang lain maka saya sudah memutuskan menggunakan brand tersebut. mudah2-an kita bisa bekerjasama di lain waktu”. Tentu sangat menyedihkan.

Suatu kesalahan yang walau bukan di quick respond nya tapi di miss-response tapi berpotensi dialami pemilik usaha.

Untuk itu berikan jalur-jalur komunikasi yang cukup dari sisi variasi maupun jumlahnya. Seperti email, ym, sms, fb, shoutmix dan sebagainya, untuk YM jumlahnya jika bisa tidak hanya satu agar ada back-up. Seperti di status situs yang ada YM bertuliskan cs1, cs2, cs3 (customer service). Intinya mempermudah pelanggan menghubungi kita karena itu merupakan bentuk pelayanan itu sendiri.

Sumber gambar : http://www.mdgadvertising.com

Eko June (@ekojune)
Eko Junaedi (Eko June) adalah pemerhati dan pelaku usaha UKM, owner dari beberapa usaha yaitu distributor Cireng Bandung Isi (www.agencireng.com), distributor jilbab anak dan balita (www.jilbab-balita.com), serta kemitraan outlet kopi On The Spot Coffee (www.onthespotcoffee.com). Perhatiannya terhadap dunia wirausaha terutama UKM membuatnya aktif di beberapa komunitas wirausaha seperti TDA, menulis tulisan artikel yang beberapa sudah dimuat di media seperti majalah dan tabloid, juga menjadi pembicara dan dosen tamu bertema kewirausahaan serta menjadi partner consultant Maxbiz untuk usaha kemitraan dan operasional UKM. Kumpulan Artikel : http://ukmsukses.com/author/ekojune/ Follow @ekojune

One thought on “Quick Response

Leave a Reply


1 + 8 =